Problemas em projetos: Deu zebra! E agora José?

Caro leitor!

Imagine a seguinte situação em um projeto seu:

Você ofereceu um prazo a um cliente, garantiu a entrega, foi realizando o trabalho, as entradas de capital acordadas foram cumpridas pelo cliente mas...por um erro de cálculo seu de sua disponibilidade, sua equipe não deu conta do prazo e o prazo estourou.

O cliente por sua vez, que cumpriu sua parte, agora começa a demostrar insatisfação. E agora José?

Se identificou com a história?

De fato ela acontece com, desde freelancers, até grandes corporações. E quando isso ocorre, um problema crucial em projetos vem à tona: Comunicação fraca.

Ora bolas. dependendo do que se pretende construir em um projeto, que muitas vezes é algo pioneiro, o trabalho muitas vezes possui como característica fundamental a dificuldade na mensuração. Afinal de contas, quanto mais pioneiro é um trabalho, mais incerteza provavelmente existirá quanto aos riscos, porém, independente disto, na maioria das vezes a comunicação bem realizada é o que vai ser divisor entre um sucesso parcial (ou até inesperadamente completo) e um fracasso avassalador.

Caro leitor. Neste artigo, com base em alguns cases de amigos e empresas nas quais realizei alguma consultoria (ou alguns conselhos no botequim), estarei levantando um roteiro básico sobre como lidar na recuperação de uma eventual situação semelhante.

Vamos nessa, então?

Então. Se recuperar de problemas / fracassos em projetos e na vida (que podemos considerar como o maior dos projetos nossos) não é fácil e pode envolver várias variáveis que não estão no escopo deste artigo mas, na essência, o arcabouço para caminhar para uma solução diante de um "tropeço" em geral é a mesma. Solução esta que pode ter um caminho menos doloroso se nas pessoas existe a característica da "resiliência" (recomendo aqui a edição de abril/2011 da Harvard Business Review que aborda o tema "Erro").

No geral os passos são os seguintes:

1. Entender o que deu errado e o motivo (entender e aprender a lição);
2. Levantar as alternativas;
3. Colocar as alternativas na mesa e decidir como vai ser de agora em diante;
4. Executar;
5. Análise do resultado e feedback;

Vamos a cada um destes, utilizando o caso que citei no início do texto onde ocorreu o tal estouro de prazo no projeto:

1. Entendendo o que deu errado e o motivo

Ok. É inerente ao ser humano, equipes e empresas falharem, mas, como diz uma destas frases de impacto "errar é humano mas persistir no erro é estupidez". Logo o primeiro passo quando "deu zebra" é entender o que deu errado e o que causou o erro.

Analisando o caso que citei no início do texto temos os seguintes pontos...

O que deu errado:

Você prometeu um prazo ao cliente, mas o prazo não foi cumprido, devido algum problema que ocorreu ou falha sua no cálculo de disponibilidade de sua equipe (ou você mesmo) para trabalhar.

O que gerou o erro (motivo):

Cabe aqui parar para refletir o que foi feito de errado e eventos que impactaram. Podemos por exemplo descobrir que você sabia que ia ter de trabalhar acima do normal e dormir menos, mas, como estava precisando da grana, assumiu o risco, mesmo sabendo que isto impactaria fortemente na sua qualidade de vida naquele período e em outros compromissos cotidianos seus.

Algumas consequências de assumir tal trabalho, acima de sua capacidade, poderiam ter sido que seus estudos no MBA ficaram prejudicados, você teve menos tempo de estar com sua família, cuidou menos de sua saúde na correria e acabou pegando uma gripe forte que te deixou com a capacidade de trabalhar reduzida, e por receio de deixar o cliente com medo e perder a "bolada" não avisou ao mesmo que houve tal problema e que iria impactar no prazo.

Já vemos aqui que o problema de comunicação tem suas raízes bem cedo.

2. Levantar alternativas

Agora que tens especificamente o que saiu errado e o que gerou tal falha, é o momento de entender o que pode ser feito diante da atual situação. Note que tais alternativas certamente receberão a colaboração (ou não...) do cliente quando fores colocar as cartas na mesa e negociar mas, aqui nesse passo, estamos falando especificamente de você levantar e detalhar suas alternativas antes de ter o diálogo.

Diante de um prazo estourado, algumas alternativas (que podem e devem ser mescladas) seriam as seguintes:

• Agora que tomou noção de sua real disponibilidade e limite de super-alocação, certamente re-planejar teu cronograma com estimativas sinceras e alinhadas com sua realidade no momento é crucial. Note que no momento atual, podem existir novos fatores para a sua sorte ou azar, como uma entrada de um novo especialista em sua equipe ou a entrada de um novo projeto em urgência. O ponto aqui é: conheça as suas cartas e re-planeje de acordo com elas.
• Outra alternativa ou adição aqui, seria a contratação de mão de obra extra para colaborar no prazo que irá oferecer. A questão aqui é, dá pra abater essa mão de obra de seu lucro e ainda ter algo, ou, se por acaso for ficar no empate ou prejuízo, vale a pena?
• Mais uma adição seria, re-priorizar ou tornar seu backlog (lista de entregas) mais enxuto de acordo com o que é prioridade ao cliente, sendo aqui uma decisão que pode ter suas sugestões geradas neste momento, mas que será definida junto ao cliente no próximo passo.
• Por finalizar. Existiria alguma vantagem que você poderia fornecer ao cliente em compensação? Digamos que está criando um software que irá requerer o pagamento de uma licença mensal de uso ao cliente quando estiver pronto. Existiria a possibilidade de fornecer um desconto temporário a este em compensação, por exemplo?

Tendo as alternativas levantadas, e registradas, agora é hora de partir para exercitar um dos pontos que falharam desde o início. A comunicação e negociação com o cliente.

3. Colocar as cartas na mesa e negociar

Este ponto, sem dúvidas, é o de maior tensão e receio para todos. Desde namorados em crise em relacionamento, passando por freelancers, gerentes de projetos e até líderes de nações, tendem a ficar extremamente ansiosos e receosos, pois afinal de contas é aqui que "a jeripóca pia", pelo fato de que existe aqui o confronto de suas posições e necessidades com as de outro lado que pode ser completamente diferente. O lado do cliente / parceiro.

Aqui, duas coisa podem te facilitar a vida, sendo estas a capacidade pessoal de negociar de forma focada, justa e assertiva, e também enxergar o outro lado como seu parceiro, e não como inimigo (isso as vezes é difícil dependendo ao estado de ânimos que foi atingindo).

O roteiro aqui é praticamente sem "receitas de bolo" e compreende em comunicar os motivos da falha (que muitas vezes pode ter tido participação no outro lado - cliente / parceiro) e demonstrar que você tem um plano de ação com alternativas e, chamar o cliente / parceiro para colaborar a lapidar o plano junto a você de forma justa para ambos os lados.

Na teoria é bonito, mas na prática, não deixa de ser um momento que gera tensão e ansiedade, mas, independente disto, é um momento crucial e que pode ser o divisor de águas. Então, aproveite este ao máximo, e também, se prepare no que for possível.

Como se preparar?

• Conheça a falha e motivos;
• Conheça as alternativas;
• Procure entender no que consiste e como se conduz uma boa negociação e reunião. Caso não tenha definitivamente o jeito para a coisa e tiver alguém na equipe que tenha, conte com a ajuda deste;

4. Execução

Se por um lado, a negociação é crucial para que o projeto tenha um novo rumo alinhando ambos os lados envolvidos, por outro lado, a execução do que foi negociado é o que vai decidir realmente como acaba a coisa.

A dica aqui é redobrar a atenção e empenho no trabalho a ser realizado e fortalecer a comunicação bastante durante este período, pois, os riscos de impactos no projeto não irão sumir simplesmente pelo fato de ter negociado um novo rumo.

Para fortalecer a comunicação, que é crítica neste passo, valem status reports periódicos, reuniões de acompanhamento e toda a facilidade que a internet nos oferece para comunicação em tempo real.

Lembre-se, os riscos e imprevistos não vão deixar de acontecer e, a comunicação aqui é o que vai impedir que um lado ou outro se sinta "traído" ou desavisado.

Não basta ser apenas um bom vendedor / negociador. É preciso de uma boa execução e comunicação.

5. Análise do resultado e feedback

Enfim. Foi entregue o trabalho re-negociado. E agora?

Agora é o momento de avaliar a qualidade dos resultados que foram atingidos e mais uma vez alimentar suas lições aprendidas.

Evidentemente, pode acontecer de neste momento o cliente perceber que existe algo a ser alterado / acrescentado à depender da dinamicidade de seu negócio. Fato que pode já abrir portas para uma nova entrega (ou conflito...rsrs...).

Tal ponto, não necessariamente, irá ocorrer ao fim do projeto, podendo surgir facilmente em uma reunião de acompanhamento, por exemplo.

Considerações finais

Caros leitores. Por fim, deixo claro que existe muito mais quando falamos em recuperação de falhas em projetos, que podem ser no âmbito corporativo como também pessoal. No entanto, o intuito deste texto e citar o básico de atitude e passos que certamente irão nortear na maioria das situações semelhantes e, que por mais óbvio que sejam, são facilmente deixadas de lado quando o desespero toma conta de alguém, uma equipe ou empresa.

A utilização destas idéias não são somente para recuperação de falhas em projetos corporativos, e podem também ser utilizadas no âmbito pessoal, como numa crise de relacionamento, por exemplo. Se você analisar os 5 passos aqui propostos verá que faz sentido quando precisamos por diversas vezes na vida "levantar, sacudir a poeira e fazer a coisa ser diferente".

Um grande abraço a todos e uma ótima semana!

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Eduardo Levenfeld

Porque você deveria pensar em projetos e planejamento (com bom senso)

Saudações caros leitores.

Após praticamente uns 6 meses de muita correria e prioridades, aqui estamos de volta para escrever sobre os temas abordados por este blog.

Para re-inaugurar os escritos por aqui, resolvi abordar um tema que é fundamental e abrangente nos negócios atualmente, e no qual eu exerço a minha carreira principalmente, ou seja caros leitores, nosso papo hoje é sobre gestão de projetos.

Mais especificamente falando, hoje eu vou abrir um espaço aqui para abordar os motivos pelos quais você deveria começar a pensar em gestão de projetos, independente de sua profissão ou graduação. Na verdade, no meu ver, a maioria dos cursos de graduação deveria oferecer o básico deste assunto em suas ementas e, até se você não é graduado (digamos que você é a futura nova estrela do country music) você deveria refletir sobre o assunto.

Gestão de Projetos é apenas para grandes corporações?

Provavelmente você já deve ter ouvido falar bastante em gestão de projetos nas corporações e ter visto muita gente procurando ou estudando para ser gerente de projetos o que pode até gerar imagem que gestão de projetos é só para grandes corporações, certo? errado.

Quando falamos um projeto, estamos falando de um determinado esforço que planejamos para, executar-lo, acompanhar-lo e obter um determinado resultado em seguida. Se você for parar para pensar, isso já acontece na sua vida e, provavelmente você faz intuitivamente, seja quando você pensa em comprar seu apartamento, organizar uma festa de formatura ou planejar um nova unidade de negócio em sua empresa.

Aqui mora a questão, o nosso mundo atual praticamente acabou com o modelo de rotina repetitiva e todos os dias estamos assistindo novos conceitos e tecnologias surgindo e caindo por terra. Em um mundo antigo, onde isto não acontecia com tanta frequência, era muito mais confortável seguir o fluxo dos dias, pois, como não haviam muitas mudanças, as coisas iriam se encaixando (para uns mais … para outros menos). Diante disto, o futuro e rotina em geral, era mais estável e fácil de prever, e com isso, o planejamento e controle dos projetos não era tão evidenciado, pois, em geral existia um caminho “default”.

No mundo atual, porém, as coisas ficaram diferentes, pois, com esta constante da mudança a cada segundo (mudanças muitas vezes bruscas demais), somos puxados para uma decisão para cada um de nossos objetivos, seja na vida pessoal, ou seja na vida corporativa.

Esta decisão é direcionar e orquestrar o caos na medida do possível, ou seja, planejar e acompanhar a obtenção de um objetivo através de um projeto, ou deixar a maré levar até aonde a sorte (ou azar) quiser.

Eu deveria tornar minha vida um grande projeto bem controlado? Não.

Qual seria o motivo de evidenciar que esta é uma decisão para cada objetivo ou ponto em separado?

Diferentemente de que na vida corporativa, onde praticamente tudo seria interessante seguir um controle na medida do possível (pelo fato que o controle e sucesso total é uma grande ilusão), na sua vida pessoal é muito comum existirem pontos que você não queira gerenciar e, que pessoalmente falando, seriam muito mais interessantes e proveitosos se você deixa-se estes ao acaso.

Desta forma, seria interessante para você provavelmente, ter um projeto para a compra de seu primeiro carro ou apartamento mas, talvez em diversas atividades da sua vida pessoal (algum projeto artístico, hobbies, etc.) não seria proveitoso colocar tudo em um plano controlado e, sim aproveitar o que o incerto pode trazer de uma forma mais lúdica e prazerosa, assim evitando torna-se um “ciborgue-planejador-mestre-dos-cronogramas”.

Algumas barreiras contra a adoção de um cultura de projetos nas pessoas e empresas…

É muito comum o medo de cair em burocracia desnecessária e, também considerável, devido à falta de bom senso que à vezes acompanha a burocracia no país e, sendo assim, é muito comum as pessoas e empresas reagirem com algo como “não quero engessar minha empresa / rotina” quando questionados se teriam interesse em aplicar algo de planejamento e gestão em seus projetos.

No entanto, a burocracia e disciplina, tomados com bom senso, e nos pontos certos, tem bastante a contribuir. Repito, com bom senso e nos pontos certos.

É aqui que mora o perigo, pois, mesmo quando você consegue superar a barreira e convencer uma empresa / pessoa a dedicar parte de seu precioso tempo em planejamento e gestão de projetos, é muito fácil se perder na euforia / falta de informação inicial e querer lançar de mão de tudo que a vasta bibliografia oferece e, com isso, realmente engessamos uma empresa ou vida.

Aqui entra o bom senso, pois o nosso tempo é o que temos de mais precioso e se esvai a cada segundo. Como brincava uma grande amiga comigo estes dias: passou agora, agora também e agora também (…).

Sendo assim, você deveria ir um passo de cada vez e avaliar o tamanho e complexidade do que quer obter, e outra pergunta importante: O quanto é interessante para você ter o controle.

Talvez você seja o dono de uma pequena empresa e realize pequenos projetos de software que levam um mês em média e, evidentemente, não seria válido para você para cada projeto lançar mão de todos os pontos e boas práticas que um PMBOK pode oferecer, e somente o necessário e alinhado com sua realidade, assim como, se você estiver tiver o desenvolvimento de um sistema ERP inteiro pela frente ou a obra de um complexo industrial, é bom começar a pensar em um planejamento, gestão e controle sólidos e muito bem revisados.

Pelo lado pessoal, se você está querendo investir para comprar uma casa ou construir a sua casa, é muito válido ter um planejamento que atenda suas necessidades, assim como existirão coisas na sua vida que não fazem sentido para você planejar ou ter controle.

Resumindo, ter bom senso e escolher os pontos certos, aonde o controle é válido para você ou sua empresa, e de acordo com a sua realidade.

Ainda continuando na vida pessoal, é muito comum, ouvir pessoas usar o argumento de que “já que tudo muda de nada se tem certeza é melhor não perder tempo planejando e seguir a maré”, o que não deixa de ser uma escolha pessoal válida à depender da volatilidade de seus objetivos ou do que ou quanto você para perder.

No entanto, cabe também o bom senso neste ponto, pois, de fato existem coisas na vida que são melhores (e necessárias) sem um controle formal, assim, como tem pontos que deveriam ser planejados, como talvez um estudante de graduação que deseje uma pós graduação e um carro, e que logo à depender dos recursos que tiver disponíveis, deveria considerar estes itens como projetos que deveriam ser planejados, executados e acompanhados na medida do possível, e de acordo com a realidade da pessoa.

O planejamento e controle de seus projetos vai resolver seus problemas por completo? Não.

Evidentemente, ter a cultura de planejar e acompanhar com bom senso os pontos certos de sua empresa / vida, não vai resolver todos seus problemas, evitar imprevistos ou impedir que as coisas mudem de uma hora pra outra, pois elas vão continuar mudando.

A questão é: Se você tem uma boa base e um plano com algumas alternativas e o amanhã vier com uma mudança brusca, provavelmente você terá problemas, mas, provavelmente terá uma idéia de para onde ir ou o que fazer inicialmente. Não se trata de evitar a selva, mas sim ter uma noção, preparação básica e norte para atravessar-la…

… e claro. Aproveitar a viagem e acaso também.

Um grande abraço a todos.

Quando um bom conselho sai pela culatra

Provavelmente o leitor já ouviu aquela historinha de que “se conselho fosse bom ninguém dava de graça” e, que nos remete ao fato de que na opinião de muitos o ato de aconselhar é perda de tempo e que termina impulsionando à pessoa realizar exatamente o contrário e de forma pior.

A boa notícia é que conselho, quando inteligente e verdadeiro, é bom sim e pode impulsionar às pessoas que você convive (colegas de trabalho, subordinados, amigo, namorada, etc.) a tomarem ou mudarem atitudes que causem melhoras nas suas vidas. Por outro lado, a má notícia é que a maioria das pessoas realiza o ato de aconselhamento da forma errada pelo fato de outra má notícia. A maioria das pessoas não gostam de perceber que estão recebendo um conselho explicitamente, e, desta forma, se sentem piores e magoadas, como se fossem motivo de pena e ajuda por baixo rendimento ou mal comportamento. Sendo assim, o tiro sai pela culatra.

Se conselho fosse bom ninguém dava de graça. Será?

O caso é tão sério que psicólogos da universidade de Minnesota (USA) publicaram um estudo chamado “Getting under the Radar: A dyadic view of invisible support” (publicado em dezembro no psychological science journal) e que mostra que o ato de aconselhamento torna-se mais eficaz quando o provemos de forma “invisível”. Tal estudo tinha foco em casais mas sua utilização é comum para outras situações como liderança no trabalho, família, amigos, etc.

Então o caro leitor, que assume algum posto de liderança em sua carreira ou simplesmente está querendo o melhor de alguma pessoa que gosta, vai perguntar como será possível então aconselhar uma pessoas, já que deixar de aconselhar não é bom e, se aconselhar ainda corre o risco de causar o pior ou virar alvo de uma vingança do ego ferido. Como será possível aconselhar de forma invisível? Deixar mensagens anônimas na secretária eletrônica? Biscotinho chinês da sorte? Sorte do dia no Orkut? Definitivamente não.

A verdade é que o conselho bem dado é aquele natural, espontâneo e verdadeiro, e, se formos analisar em boa parte dos momentos em que aconselhamos, o conselho termina soando ensaiado ou ruidoso demais (algo como: Olha eu sou bonzinho e vou te ajudar já que você não consegue fazer sozinho). É exatamente disto que devemos fugir quando queremos proporcionar um conselho que seja eficaz.

Um exemplo de como palavras ensaiadas ou ruidosas podem acabar com as boas intenções é o caso clássico em um casal, onde ele ou ela suspiram ao ouvir as palavras mágicas “eu te amo”, mas, caso essas palavras pareçam uma obrigação ou simplesmente ensaiadas para manter aparência, o tiro sai pela culatra outra vez.

Chegando ao ponto:

• Trabalhe mais a linguagem corporal;
• Forneça sugestões perguntando a opinião da pessoa, de forma que ela chegue na conclusão do que o seu conselho quer proporcionar e participe da descoberta e tome a decisão;
• Evite elogios em excesso. Elogie de forma sutil e somente quando a pessoa realmente merecer;
• Relembre algo que a pessoa já disse ou feitos do passado que tenham efeito positivo na direção em que quer impulsionar-la;
• Trabalhe em gestos sutis como um bom aperto de mão ou sorriso;
• Evite o famoso “tapinha” nas costas traiçoeiro;

E você? Concorda com isso? Já viveu alguma situação parecida onde aconselhou ou foi aconselhado?

Um grande abraço a todos!

Fonte: Havard Business Review (dezembro, 2010)